MBO là gì? Ưu nhược điểm và quy trình quản trị

Quản trị mục tiêu MBO được nhắc đến là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến đề cao sự gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu của từng cá nhân, phòng ban với sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp. Vậy cụ thể MBO là gì và quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây dưới đây để có thêm thông tin.

MBO là gì?

MBO là Management by Objectives – mô hình quản trị theo mục tiêu: Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của cấp cao nhất, sau đó xác định mục tiêu và chỉ tiêu của các cấp thấp hơn hoặc trong thời hạn ngắn hơn. MOB Quản lý toàn bộ công việc dựa trên việc đo lường mục tiêu và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu.

Áp dụng vào thực tiễn ngày nay, MBO quản trị theo mục tiêu bao gồm 4 yếu tố sau:

- Sự cam kết của nhà quản trị với hệ thống MBO.
- Sự hợp tác, cộng tác của các thành viên trong cùng tổ chức, cùng nhau xây dựng một mục tiêu chung.
- Sự tự nguyện và tự giác cùng tinh thần tự quản của mỗi người để thực thi những kế hoạch chung.
- Việc kiểm soát công việc theo kế hoạch.

Ngoài ra, MBO cũng chỉ ra việc mọi người có quan tâm đến việc thiết lập mục tiêu và so sánh hiệu suất với mục tiêu đã đề ra.

Bản chất và mục đích của MBO trong quản trị doanh nghiệp là:

Về mục đích:

- Làm gia tăng kết quả công việc trong tổ chức.
- Khuyến khích mọi thành viên trong công ty tham gia vào quá trình xác định mục tiêu công việc.

Về bản chất:

- Thiết lập mục tiêu công việc, lựa chọn hành động và ra quyết định về sự tham gia của nhà quản trị, nhân viên.
- Đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của nhân viên để tìm ra nguyên nhân công việc không được thực hiện đúng mục tiêu để và tìm ra giải pháp giải quyết kịp thời.

Ưu và nhược điểm của MBO là gì?

Bất kể phương pháp nào cũng có những điểm mạnh và những hạn chế tồn tại, tuy nhiên Quản trị theo mục tiêu MBO được đánh giá khá cao khi thu hút số lượng lớn các chủ doanh nghiệp hài lòng.

1. Ưu điểm

• Quản lý theo mục tiêu đề cao vai trò và trách nhiệm của nhân viên trong công việc.
• Các mục tiêu cốt lõi được xác định cụ thể cho từng nhân viên tùy thuộc vào kinh nghiệm, trình độ học vấn & chuyên môn của họ.
• Cải thiện khả năng giao tiếp, tương tác & kết nối giữa các thành viên để làm việc theo nhóm đạt hiệu quả tốt hơn.
• Cung cấp cho nhân viên sự hiểu biết rõ ràng về những kỳ vọng của công ty đối với họ & ảnh hưởng của họ trong việc hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Mỗi nhân viên đảm nhận những mục tiêu duy nhất – cho thấy sự quan trọng của họ trong tổ chức, thúc đẩy nỗ lực cống hiến & sự trung thành.
• Mục tiêu của nhân viên có mối quan hệ chặt chẽ với mục tiêu của tổ chức.

2. Nhược điểm

• Quản lý theo mục tiêu thường bỏ qua các đặc tính và điều kiện làm việc hiện có của tổ chức.
• Nhà quản lý luôn đặt áp lực lên nhân viên trong việc hoàn thành các mục tiêu của họ mà quên mất việc sử dụng MBO để tham gia, sẵn sàng đóng góp và phát triển năng lực quản lý.
• Đôi khi khiến nhân viên cảm thấy áp lực trước những kỳ vọng, đòi hỏi quá cao của tổ chức so với năng lực & nguồn lực hiện có.
• Thời gian để bắt đầu triển khai MBO rất dài, đôi khi cần đến 3 – 5 năm để thực hiện một chương trình MBO đúng cách, đầy đủ.
• Cuối cùng, nhiều nhà quản lý có xu hướng coi quản trị theo mục tiêu là một hệ thống tổng thể có thể xử lý tất cả các vấn đề quản lý trong doanh nghiệp sau khi được thiết lập. Sự phụ thuộc quá mức có thể dẫn đến những tác động tiêu cực ngoài mong muốn.

Ví dụ về MBO

Ví dụ về MBO cho Doanh nghiệp

• Dẫn đầu thị trường và ngành
• Tăng 95% tỷ lệ giữ chân khách hàng
• Tỷ lệ nhận biết thương hiệu tăng 25%
• Lợi nhuận mỗi tháng là 500.000$
• Trong 1,5 năm hoàn vốn đối với sản phẩm mới

Ví dụ về MBO cho bộ phận Marketing

• Số lượng khách hàng tiềm năng là 1000 người/tháng
• 40% tổng doanh thu do bộ phận Marketing mang về
• Lượng truy cập website tăng gấp đôi
• Tỷ lệ chuyển đổi trang đích tăng 30%
• Mức độ nhận biết thương hiệu tăng 25%

Ví dụ về MBO cho bộ phận Bán hàng

• Đạt mục tiêu 50 khách hàng đăng ký mới
• Giao dịch trung bình đạt 150.000$/tháng
• Chu kỳ bán hàng giảm xuống còn 3 tháng
• Tỷ lệ ký hợp đồng tăng 20%

Ví dụ về MBO cho HR

• Tỷ lệ hài lòng của nhân sự được duy trì ở mức 85%
• Mức độ tương tác của nhân sự tăng lên 85%
• Mức lương thưởng cần được duy trì cao hơn 10% so với mức trung bình của thị trường
• Xác định các yêu cầu tuyển dụng cho bộ phận bán hàng
• Tỷ lệ ROI của bộ phận tăng 5%
• Tổ chức 2 sự kiện quy mô toàn công ty
• Tổ chức 1 chương trình đào tạo lãnh đạo
• 15% ứng viên mới đến từ giới thiệu của nhân sự trong tổ chức

6 Bước quy trình quản trị theo mô hình MBO

Quy trình Quản trị theo mục tiêu MBO là một quy trình cơ bản bao gồm 6 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Trong một tổ chức, ngoài các mục tiêu dài hạn như tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược phát triển,… thì tất cả các mục tiêu được đặt ra bởi người giám sát chỉ là tạm thời. Bởi nó dựa trên sự quan sát, đánh giá từ những điều công ty có thể thực hiện và cần đạt được trong một thời gian nhất định.

Bước 2: Xác định mục tiêu của người lao động

Sau khi thông báo về các kế hoạch, chiến lược & mục tiêu chung cần hướng tới đến toàn bộ nhân viên trong tổ chức, các nhà quản lý có thể bắt đầu làm việc với cấp dưới để xây dựng mục tiêu cho từng vị trí cá nhân. Đây được xem là một cuộc trò chuyện, chia sẻ về những việc họ có thể làm được trong một khoảng thời gian cụ thể với những nguồn lực sẵn có. Đồng thời có thể đưa ra những ý kiến đóng góp về mục tiêu khả thi cho bộ phận, tổ chức.

Bước 3: Kiểm tra tiến độ và hiệu quả

Để có thể thực hiện mục tiêu phát triển chung của tổ chức, mỗi cá nhân phải làm tốt công việc mà mình được giao. Đó là lý do vì sao cần phải chú trọng đến việc theo dõi sát sao tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ & sự tiến bộ của nhân viên.

Các nhà quản lý có thể tham khảo các công cụ quản lý công việc như: hỗ trợ lên danh sách công việc, các tiêu chí và điểm đánh giá mục tiêu,… để có thể giám sát chi tiết hiệu suất và tiến độ của từng mục tiêu công việc gắn với từng nhân sự.

Bước 4: Đánh giá hiệu quả

Trong khuôn khổ của phương pháp quản trị MBO, việc đánh giá hoạt động sẽ được thực hiện thường xuyên với sự tham gia của các cấp quản lý có liên quan.

Bước 5: Phản hồi thường xuyên

Trong cách tiếp cận quản trị theo mục tiêu, phản hồi liên tục về kết quả và mục tiêu là bước quan trọng nhất, bởi nó giúp các nhân viên nhìn thấy điểm mạnh, điểm yếu của mình để điều chỉnh kế hoạch công việc của họ sao cho phù hợp.

Các cuộc họp đánh giá định kỳ được mở ra để bổ sung thông tin từ các phản hồi, trong đó cấp trên và cấp dưới cùng nhau thảo luận về tiến độ, khúc mắc trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có nhiều gợi mở trong đường lối triển khai.

Bước 6: Công nhận kết quả, thành tích đạt được

Đây là bước cuối cùng để đánh giá, ghi nhận thành công của các nhân viên trong tổ chức. Ở bước này, bên cạnh việc ghi nhận và đánh giá kết quả công việc, nhà quản lý cần có các chính sách, hoạt động khen thưởng đối với những nhân sự đạt mục tiêu đề ra, nhằm khuyến khích, động viên và thúc đẩy tinh thần thực hiện MBO.

Lợi ích của quản trị theo mục tiêu

MBO là gì? Phương pháp quản trị MBO giúp nhà quản trị hoạch định, xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn. Hệ thống MBO đưa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất.

Quản trị theo mục tiêu mang lại lợi ích trong kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị. Từ đó góp phần giúp các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của doanh nghiệp/tổ chức.

Bên cạnh đó, phương pháp MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình. Mọi thành viên được chủ động tham gia vào việc đề ra mục tiêu cho họ. Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch. MBO cho nhân sự cảm giác được trao quyền trong 1 doanh nghiệp/tổ chức.

MBO hữu ích trong các hoạt động kiểm tra, giám sát, điều chỉnh. Việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp, nhà quản lý thuận lợi hơn trong kiểm tra, đo lường, đánh giá cũng như điều chỉnh các tác vụ, cá sai lệch so với kế hoạch, từ đó đảm bảo được mục tiêu đề ra.

Tổng hợp!