Hóa đơn bán hàng là gì? Quy định cần biết về hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ thương mại được sử dụng rất nhiều trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu bản chất hóa đơn bán hàng là gì, công dụng thế nào, có giống hóa đơn đỏ hay không. Bài viết sau sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này trong bài viết sau đây. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Hóa đơn này do bên bán lập và phát hành, trong đó có ghi đầy đủ thông tin giao dịch. Hóa đơn bán hàng do các đối tượng sau sử dụng:

• Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân sản xuất, kinh doanh và có đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
• Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa trong khu phi thuế quan, hoặc cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. 

Công dụng của hóa đơn bán hàng

Vậy công dụng của hóa đơn bán hàng là gì? Về cơ bản, hóa đơn bán hàng có các chức năng như sau:

• Hạch toán kế toán: Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc, được dùng để hạch toán kế toán và đánh giá thu chi của doanh nghiệp.
• Kê khai thuế: Hóa đơn bán hàng được sử dụng để doanh nghiệp kê khai nộp thuế và là căn cứ để cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. 
• Là chứng từ chứng minh giao dịch: Trong các giao dịch xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng chính là một chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa hai bên đã thực hiện. 

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ khác nhau thế nào? 

Hóa đơn đỏ (hay còn gọi hóa đơn GTGT) và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào? Hai loại chứng từ này đều được phát hành khi doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, chúng có nhiều điểm khác nhau. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn biết điểm khác nhau giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng là gì.

Quy định về hóa đơn bán hàng

Nội dung hóa đơn bán hàng phải có những nội dung cơ bản như sau:

• Ngày tháng năm thời điểm xuất hóa đơn bán hàng: Nếu là bán hàng hóa, thì ngày lập là ngày chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng. Trường hợp cung cấp dịch vụ, ngày lập là ngày hoàn thành nghĩa vụ cung cấp. Trường hợp xây dựng, lắp đặt công trình, ngày xuất hóa đơn bán hàng là ngày nghiệm thu, bàn giao kết quả.
• Thông tin hai bên giao dịch: Một số thông tin gồm có họ tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế. Nếu người mua không lấy hóa đơn, thì người lập cũng phải ghi nhận việc đó.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải ghi tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính toán, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin thanh toán: Hai bên có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chuyển khoản thì người lập có thể ghi thêm số tài khoản. 

Về việc kê khai, doanh nghiệp chỉ thực hiện kê khai hóa đơn đầu ra, không bắt buộc kê khai hóa đơn đầu vào. Điều này khác với hóa đơn GTGT, khi mà doanh nghiệp phải kê khai cả hai loại trên để đủ điều kiện áp dụng khấu trừ thuế. Ngoài ra, hóa đơn bán hàng hợp lệ sẽ được tính vào thuế thu nhập của doanh nghiệp.  

Mẫu hóa đơn bán hàng

Mẫu hóa đơn bán hàng cũng là nội dung được nhiều người quan tâm. Như đã nói ở trên, hóa đơn bán hàng phải ghi nhận đầy đủ thông tin hai bên giao dịch, hàng hóa/dịch vụ cung cấp và thông tin thanh toán. 

Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng phải phù hợp với từng loại giao dịch và không chậm quá số ngày quy định. Bên cạnh đó, hóa đơn phải được sắp xếp một cách hợp lý, rõ ràng, không tẩy xóa, giúp người đọc dễ theo dõi.

Về mặt hình thức, hiện nay có hai loại hóa đơn được sử dụng là hóa đơn điện tử và hóa đơn in giấy. Hóa đơn in giấy có thể do doanh nghiệp tự in trên thiết bị như máy tính, máy in tiền, hoặc đặt in theo mẫu tại cơ quan thuế hay các tổ chức khác. 

Một vài điểm cần chú ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải chú ý một số điểm sau:

• Đảm bảo độ chính xác của thông tin: Trên hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, ví dụ như thông tin hai bên giao dịch, tên hàng hóa, số lượng, thành tiền, ngày tháng năm,…
• Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, không tẩy xóa, sửa chữa nội dung, phải sử dụng cùng màu mực.  
• Quản lý hóa đơn một cách khoa học: Hóa đơn bán hàng là chứng từ phục vụ hạch toán của doanh nghiệp và nếu hợp lệ sẽ được tính vào thuế thu nhập. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn thật khoa học, có thể thực hiện bằng Excel hoặc phần mềm của một công ty thứ ba cung cấp.

FAQ

Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không?

Hóa đơn bán hàng chỉ thực hiện kê khai thuế với hóa đơn đầu ra, không bắt buộc với hóa đơn đầu vào. Đối với hóa đơn đầu vào không được kê khai, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhận vào Chỉ tiêu số 23 trên Tờ khai số 01/GTGT, hoặc thậm chí không cần vì không có thuế GTGT.

Hộ kinh doanh có được tự in và phát hành hóa đơn bán hàng không?

Theo quy định luật hiện hành, hộ kinh doanh không được tự in hoặc đặt in hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, đối tượng này vẫn được phép mua hóa đơn tại cơ quan thuế, do khai thuế theo phương pháp trực tiếp. 

Theo: bepos.io