Thư chào hàng là gì? Cách viết thư chào hàng hiệu quả

Thư chào hàng là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà bán hàng hay doanh nghiệp nào cũng hiểu hết giá trị cũng như biết cách viết thư ngỏ chào hàng để đạt hiệu quả cao nhất.

Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng hay thư ngỏ chào hàng là một văn bản tiếp thị của doanh nghiệp gửi đến khách hàng hoặc đối tác tiềm năng của mình. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng phân tích một số đặc điểm sau.

Đầu tiên, về phương thức thực hiện, thư chào hàng không giao gửi bằng tay như thư truyền thống mà được thực hiện qua email, gmail hay các dạng truyền tải điện tử khác. Điều này nhằm rút ngắn thời gian thực hiện, giảm chi phí và cho thấy tính chuyên nghiệp của bên kinh doanh. Mặt khác, thư ngỏ chào hàng hướng tới một số người tiêu dùng/đối tác kinh doanh nhất định nên cần nâng cao tính cá nhân. Việc sử dụng thư tay truyền thống lại không thể đảm bảo tính chất này so với email, gmail.

Thứ hai, về mục đích, thư chào hàng nhằm giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bên bán và kêu gọi hành động mua hàng của người tiêu dùng hoặc thúc đẩy sự hợp tác. Nội dung thư cần xoay quanh việc cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ như mẫu mã, chất lượng,… hay mức giá. Đây là lý tại sao một số người gọi thư ngỏ để chào hàng là thư chào giá. Ngoài cung cấp thông tin, nội dung thư còn phải hướng tới việc kích thích nhu cầu mua sắm, cho thấy giá trị mà sản phẩm đem lại đối với khách hàng hoặc tiềm năng phát triển khi nhà đầu tư, kinh doanh rót vốn.

Cuối cùng, đối tượng của thư ngỏ chào hàng là những người tiêu dùng/đối tác tiềm năng mà không phải khách hàng lâu năm hay ai khác. Họ đang gặp vấn đề phát sinh hoặc đã sẵn nhu cầu mua hàng. Họ ấn tượng với sản phẩm hoặc thấy được cơ hội hợp tác có lợi.

Vì thế, qua thư ngỏ, nhà kinh doanh dễ “lôi kéo” được những đối tượng này, từ suy nghĩ nên mua hay không, nên hợp tác hay không đến hành động chốt đơn hoặc ký kết hợp đồng.

Lý do bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong kinh doanh

Có ba lý do quan trọng để bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong quá trình kinh doanh của mình, gồm:

Tiếp thị và đánh giá tiềm năng sản phẩm, dịch vụ

Thư chào hàng không phải là kênh quảng cáo, tiếp thị sản phẩm/dịch vụ tốt nhất. Song không thể phủ nhận giá trị mà chúng mang lại. Thứ nhất, bạn hoàn toàn có thể chủ động đưa thông tin sản phẩm/dịch vụ đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Đặc biệt là khi sử dụng thư ngỏ như một phương pháp bổ trợ trong chiến dịch marketing quy mô.

Thứ hai, bạn có thể đánh giá phần nào mức độ quan tâm của khách hàng/đối tác với sản phẩm, dịch vụ của mình thông qua lượt phản hồi thư. Ví dụ, 100 thư gửi đi, có tới 60 thư phản hồi thì chắc chắn sản phẩm đã tạo được ấn tượng nhất định. Trong 60 thư nhận về ấy, đa số là tích cực thì khả năng phát triển của sản phẩm rất cao. Tuy đây chỉ là kênh đánh giá phụ trợ nhưng rõ ràng doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

Nâng cao cơ hội ra đơn hàng hoặc hợp tác kinh doanh

Đây là lý do quan trọng nhất, cũng là mục tiêu chính mà thư ngỏ hướng tới. Bên cạnh chất lượng từ sản phẩm, một lá thư ngỏ hấp dẫn sẽ là chất xúc tác tuyệt vời giúp người bán tạo ra đơn hàng, nhà kinh doanh có được chữ ký của đối tác,… Ngược lại, nếu sản phẩm hoàn hảo nhưng việc tiếp thị giới hạn, bạn rất khó tạo ra đơn mua, mang về doanh thu và lợi nhuận.

Cho thấy tính chuyên nghiệp và giá trị thương hiệu

Một mẫu thư chào hàng hay về nội dung, đẹp về thiết kế có thể chưa giúp doanh nghiệp đạt được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, chắc chắn lá thư sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng về một thương hiệu chất lượng, uy tín. Về phía đối tác, sự cẩn thận, tỉ mỉ ngay từ khâu “làm quen ban đầu” qua thư chào hàng luôn giúp gia tăng cơ hội hợp tác lớn.

Vì thế, loại thư này tuy không bắt buộc khi kinh doanh nhưng sẽ là điểm cộng trong đánh giá của người tiêu dùng hay đối tác trước đối thủ cạnh tranh với bạn. Thư chào hàng của Vinamilk, Vicem Hải Phòng hay các thương hiệu lớn là minh chứng rõ nhất cho điều này.

Cách viết thư ngỏ chào hàng dành cho người mới

Để có được mẫu thư chào hàng chất lượng, bạn cần biết các bước thực hiện cũng như yếu tố bắt buộc cần xuất hiện trong một lá thư.

Các bước viết một lá thư ngỏ để chào hàng

Xác định cụ thể đối tượng cần hướng tới

Như đã chia sẻ, một lá thư chào hàng cần hướng tới khách hàng/đối tác tiềm năng. Tuy nhiên, bạn cần cụ thể hóa hơn nữa. Dựa trên những đặc điểm về sản phẩm, thông tin đánh giá thị trường (nếu có) hay thậm chí kết quả kinh doanh kỳ trước, hãy xác định nhóm người mua hàng nhiều nhất thuộc độ tuổi nào, là nam hay nữ, làm nghề gì,…?

Tương tự, đối tác tiềm năng có nhu cầu, định hướng ra sao; có khả năng đồng hành với bạn trong việc kinh doanh dòng sản phẩm/ dịch vụ hay không?… Chắc chắn, đối tượng gửi thư bạn đang tìm kiếm cũng tiệm cận “vùng được chọn”.

Ngoài ra, việc sàng lọc chính xác nhóm đối tượng cũng giúp bạn biết được nên sử dụng văn phong trong thư sao cho hợp lý. Ví dụ, nếu đối tượng hướng đến là nhà đầu tư, kinh doanh, một lá thư trẻ trung, hài hước chắc chắn không đem lại kết quả tích cực. Hay khách hàng là sinh viên, văn phong quá “khô cứng” cũng chưa phù hợp.

Xác định mục tiêu viết thư chào hàng

Mục tiêu chính của thư ngỏ là giới thiệu sản phẩm và kêu gọi mua sắm/hợp tác. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp đặc thù mà mục tiêu cần điều chỉnh.

Chẳng hạn, khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Lĩnh vực bạn kinh doanh là bảo hiểm nhân thọ. Lá thư ngỏ chắc chắn không thể tập trung kêu gọi họ mua gói bảo hiểm này, gói bảo hiểm kia mà nên giới thiệu đơn vị của bạn hay chia sẻ về một chương trình khuyến mãi cho khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Hoặc “tâm sự” về khả năng bảo vệ của bảo hiểm nhân thọ đối với lao động làm việc trong lĩnh vực nhiều rủi ro như vệ sinh môi trường…

Tóm lại, việc tạo ra đơn hàng/hợp đồng hợp tác là cái đích cuối cùng của lá thư ngỏ chào mặt hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào điều đó cũng có thể thực hiện ngay lập tức.

Trình bày lá thư

Ở phần này, bạn cần đảm bảo các yếu tố về hình thức và nội dung của một lá thư chào hàng. Hình thức cần dễ nhìn, có tính thẩm mỹ; đẩy đủ ba phần (mở đầu, nội dung chính và kết thúc); không được sai chính tả dù chỉ là nhỏ nhất,…

Để nâng cao tính thẩm mỹ, các lá thư có thể được thiết kế mẫu riêng. Tuy nhiên cần thể hiện hình ảnh thương hiệu và tính thống nhất cao. Mẫu thư chào hàng của Vinamilk chắc chắn không nên giống của Milo, Ensure hay bất kỳ thương hiệu đối thủ nào. Cùng là thư chào hàng của Vinamilk, 100 khách hàng không thể dùng 100 mẫu khác nhau.

Ngoài ra, tùy thuộc vào khách hàng/đối tác mà ngôn ngữ sử dụng cũng cần linh hoạt. Một số thư chào hàng tiếng Việt, một số cần là thư chào hàng tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Trung,…

Nội dung: mạch lạc, thống nhất, đầy đủ ý; hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, các từ địa phương gây khó hiểu, nhầm lẫn… Trong trường nhiều sản phẩm/dịch vụ hoặc cung cấp chi tiết thông tin về mặt hàng, bạn nên sử dụng các tệp đính kèm, tránh làm nội dung thư quá dài, thiếu trọng tâm. Hãy nhớ lưu ý này trong cách viết thư ngỏ chào hàng.

Kiểm tra thư

Sau khi hoàn thành phần trình bày, bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo lá thư được hoàn chỉnh nhất. Đây là bước nhiều người bỏ qua khiến thư ngỏ gặp phải những lỗi không đáng có.

Các yếu tố không thể thiếu trong nội dung thư ngỏ chào hàng

Những yếu tố cần có trong nội dung thư chào hàng là:

Lời chào;
Giới thiệu công ty (khái quát lịch sử phát triển, thành tích đạt được);
Mục đích (khái quát);
Giới thiệu sản phẩm (có thể tạo tệp đính kèm nếu thông tin sản phẩm quá lớn);
Lời mời mua hàng/ hợp tác;
Tái bút và cảm ơn;
Thông tin liên hệ.

FAQ

Viết thư ngỏ để chào hàng có bắt buộc trong kinh doanh không?

Thư chào hàng không phải là yếu tố bắt buộc trong kinh doanh. Tuy nhiên, thư ngỏ chào hàng có thể mang lại nhiều giá trị to lớn như nâng cao khả năng tiếp thị sản phẩm, sức cạnh tranh cũng như vị thế thương hiệu,… Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng thư chào hàng.