Hàm vlookup là gì? Cách dùng hàm vlookup excel thế nào?

Hàm Vlookup là gì?

Hàm Vlookup là 1 hàm trong excel sử dụng để tìm kiếm giá trị và trả về kết quả tìm kiếm các giá trị theo cột. Ngoài ra hàm Vlookup còn dùng để thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hàm Vlookup dùng để dò tìm giá trị theo cột, trả về giá trị dò tìm trong ô tại một cột trong một bảng dò tìm.

Hàm Vlookup là một trong những hàm phổ biến và hữu ích nhất trong Excel, nhưng lại ít người hiểu về nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu và cách sử dụng hàm Vlookup một cách thành thạo qua các ví dụ thực tế nhất.

Cấu trúc hàm vlookup

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Trong đó:

Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm

Table_array: là vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm, cột đầu tiên trong table_array là cột để tìm giá trị tìm kiếm. Table_array có thể cùng hoặc khác sheet với Lookup_value và cũng có thể cùng file hoặc khác file với Lookup_value. Thường để ở dạng địa chỉ tuyệt đối

Col_index_num: Là thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị cần tìm. Cột đầu tiên của vùng dữ liệu được tính là 1

Range_lookup: Là kiểu tìm kiếm, gồm 2 kiểu TRUE và FALSE. (Có thể có hoặc không)

TRUE: Tương ứng với 1 là tìm kiếm tương đối

FALSE: Tương ứng với 0 là tìm kiếm tuyệt đối tức Hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn

Ý nghĩa của hàm Vlookup

-- Dùng để tìm kiếm giá trị theo cột (hàng dọc).

-- Có thể dùng độc lập hoặc kết hợp với các hàm khác: sum; If…

Chức năng của hàm Vlookup là gì?

Chúng ta sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc một phạm vi theo cột trong một bảng dò tìm đã định nghĩa trước. Như vậy, chức năng chính của hàm Vlookup là dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng giá trị cho trước.

Một trong những chức năng thông dụng nhất của VLOOKUP là một hàm dữ liệu, nghĩa là nó sẽ hoạt động dựa trên những bảng cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản hơn là danh sách các hạng mục. Danh sách có rất nhiều loại. Bạn có thể lập bảng về nhân sự trong công ty, các loại mặt hàng sản phẩm, danh sách khách hàng, hoặc bất kỳ cái gì cũng được.

Ví dụ khi sử dụng hàm Vlookup

-- Hàm Vlookup dung để tìm kiếm chính xác

Ví dụ: Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu nhân viên, lưu trữ mã nhân viên, họ tên, quê quán. Một bảng khác có sẵn mã nhân viên và cột quê quán bị bỏ chống. Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán cho từng nhân viên thì phải làm như thế nào?

Để điển thông tin quê quán cho nhân viên, tại ô G4, ta nhập công thức dò tìm chính xác như sau: =VLOOKUP(F4,$B$4:$D$10,3,0)

Trong đó:

F4: Là giá trị cần đối chiếu.

$B$4:$D$10: Là bảng dò tìm, địa chỉ của bảng dò tìm phải là địa chỉ tuyệt đối.

3: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.

0: Kiểu tìm kiếm chính xác.

Sau khi điền xong công thức cho ô G4, tiếp tục kéo xuống copy công thức cho những nhân viên còn lại. Quan sát hình để hiểu rõ về công thức hơn.

-- Hàm Vlookup để tìm kiếm tương đối

Tìm kiếm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong table_array đã được sắp xếp theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng chữ cái). Với những bảng như vậy bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó tương tự như dùng hàm IF vô hạn vậy.

Ví dụ: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách:

Giờ ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học sinh. Bạn để ý thấy rằng bảng Quy định xếp loại đã được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.

Tại ô E4, ta nhập vào công thức là: =VLOOKUP(D4,$B$14:$C$17,2,1)

Trong đó:

D4: Là giá trị cần đối chiếu.

$B$14:$C$17: Là bảng dò tìm.

2: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.

1: Kiểu tìm kiếm tương đối.

Sau khi điền xong công thức cho ô E4, tiếp tục kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Quan sát hình để hiểu rõ hơn về công thức và cách dò tìm tương đối.

Dễ thấy, khi không do tìm được kết quả nào trùng khớp với giá trị dò tìm thì hàm Vlookup dò tìm tương đối sẽ lấy giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn nó.

1 số lưu ý khi sử dụng với hàm Vlookup

Hàm Vlookup thuộc hàm tham chiếu và tìm kiếm

Các hàm tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi

-- Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ bị thay đổi tương ứng với mỗi dòng và cột khi chúng ta thực hiện sao chép công thức. (VD: B5 là địa chỉ của hàng 5 cột B).

-- Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ được cố định lại, không thay đổi khi ta copy công thức. (VD: $A$1- địa chỉ tuyệt đối của 1 ô, $B$17:$C$20 – địa chỉ tuyệt đối của 1 vùng)

Để tạo địa chỉ tuyệt đối, thì bạn nhấn phím F4, lúc này sẽ có dấu đô la ($) ở trước chỉ số cột và dòng.

Tóm lại nếu là địa chỉ tuyệt đối thì bạn thấy có dấu đô la ($) trước chỉ số cột và dòng.

-- Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ chỉ cố định dòng hoặc cột mà thôi.

Cố định cột: Ví dụ: $A1, thì bạn thấy chỉ số cột được cố định, còn chỉ số dòng không được cố định.

Cố định dòng: Ví dụ: A$1 thì bạn thấy chỉ số cột không được cố định, còn chỉ số dòng cố định.

-- Hàm Vlookup trả về giá trị đầu tiền được tìm thấy trong bảng tìm kiếm. Nếu cột ngoài cùng bên trái của bảng chứa các giá trị trùng lặp nhau thì sẽ lấy giá trị đầu tiên được tìm thấy.

-- Hàm vlookup không phân biệt chữ hoa chữ thường.

-- Hàm vlookup bị lỗi #N/A khi tìm kiếm.

Khi dò tìm nếu hàm VLOOKUP không thể tìm thấy kết quả phù hợp, nó sẽ trả về lỗi # N / A.

Nếu bạn tìm kiếm chính xác, thi giá trị bạn tìm phải khớp với trong bảng dò tìm.

Nếu bạn tìm kiếm tương đối thì giá trị bạn tìm phải lớn hợp giá trị nhỏ nhất trong bảng dò tìm.

Lỗi này rất thường gặp nếu bạn không nắm chắc về cách sử dụng hàm.

Xem thêm chi tiết tại đây: