Hàm Vlookup là gì?
Hàm Vlookup là 1 hàm trong excel sử dụng để tìm kiếm giá trị và trả
về kết quả tìm kiếm các giá trị theo cột. Ngoài ra hàm Vlookup còn dùng để thống
kê, dò tìm dữ liệu theo cột một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hàm Vlookup dùng để dò tìm giá trị theo cột, trả về giá trị dò tìm trong ô tại một
cột trong một bảng dò tìm.
Hàm Vlookup là một trong những hàm phổ biến và hữu ích nhất trong
Excel, nhưng lại ít người hiểu về nó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm
hiểu và cách sử dụng hàm Vlookup một cách thành thạo qua các ví dụ thực tế nhất.
Cấu trúc hàm vlookup
=VLOOKUP(Lookup_value,
Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
Trong đó:
Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm
Table_array: là vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm, cột đầu
tiên trong table_array là cột để tìm giá trị tìm kiếm. Table_array có thể cùng
hoặc khác sheet với Lookup_value và cũng có thể cùng file hoặc khác file với
Lookup_value. Thường để ở dạng địa chỉ tuyệt đối
Col_index_num: Là thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị
cần tìm. Cột đầu tiên của vùng dữ liệu được tính là 1
Range_lookup: Là kiểu tìm kiếm, gồm 2 kiểu TRUE và FALSE. (Có thể
có hoặc không)
TRUE: Tương ứng với 1 là
tìm kiếm tương đối
FALSE: Tương ứng với 0 là
tìm kiếm tuyệt đối tức Hàm VLOOKUP sẽ
tìm kiếm những giá trị trùng khớp nhau hoàn toàn
Ý nghĩa của hàm Vlookup
-- Dùng để tìm kiếm giá trị theo cột (hàng dọc).
-- Có thể dùng độc lập hoặc kết hợp với các hàm khác: sum; If…
Chức năng của hàm Vlookup là gì?
Chúng ta sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu trong bảng hoặc một
phạm vi theo cột trong một bảng dò tìm đã định nghĩa trước. Như vậy, chức năng
chính của hàm Vlookup là dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng giá trị cho
trước.
Một trong những chức năng thông dụng nhất của VLOOKUP là một hàm dữ
liệu, nghĩa là nó sẽ hoạt động dựa trên những bảng cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản
hơn là danh sách các hạng mục. Danh sách có rất nhiều loại. Bạn có thể lập bảng
về nhân sự trong công ty, các loại mặt hàng sản phẩm, danh sách khách hàng, hoặc
bất kỳ cái gì cũng được.
Ví dụ khi sử dụng hàm Vlookup
-- Hàm
Vlookup dung để tìm kiếm chính xác
Ví dụ: Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu nhân viên, lưu trữ mã nhân
viên, họ tên, quê quán. Một bảng khác có sẵn mã nhân viên và cột quê quán bị bỏ
chống. Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán cho từng nhân viên thì phải làm như
thế nào?
Để điển thông tin quê quán cho nhân viên, tại ô G4, ta nhập công
thức dò tìm chính xác như sau: =VLOOKUP(F4,$B$4:$D$10,3,0)
Trong đó:
F4: Là giá trị cần đối chiếu.
$B$4:$D$10: Là bảng dò tìm, địa chỉ của bảng dò tìm phải là địa chỉ
tuyệt đối.
3: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.
0: Kiểu tìm kiếm chính xác.
Sau khi điền xong công thức cho ô G4, tiếp tục kéo xuống copy công
thức cho những nhân viên còn lại. Quan sát hình để hiểu rõ về công thức hơn.
-- Hàm
Vlookup để tìm kiếm tương đối
Tìm kiếm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong
table_array đã được sắp xếp theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng
chữ cái). Với những bảng như vậy bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó
tương tự như dùng hàm IF vô hạn vậy.
Ví dụ: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã
cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách:
Giờ ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học sinh. Bạn
để ý thấy rằng bảng Quy định xếp loại đã được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến
cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.
Tại ô E4, ta nhập vào công thức là: =VLOOKUP(D4,$B$14:$C$17,2,1)
Trong đó:
D4: Là giá trị cần đối chiếu.
$B$14:$C$17: Là bảng dò tìm.
2: Số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò tìm.
1: Kiểu tìm kiếm tương đối.
Sau khi điền xong công thức cho ô E4, tiếp tục kéo xuống copy công
thức cho những học sinh còn lại. Quan sát hình để hiểu rõ hơn về công thức và
cách dò tìm tương đối.
Dễ thấy, khi không do tìm được kết quả nào trùng khớp với giá trị
dò tìm thì hàm Vlookup dò tìm tương đối sẽ lấy giá trị lớn nhất kế tiếp nhỏ hơn
nó.
1 số lưu ý khi sử dụng với hàm Vlookup
Hàm Vlookup thuộc hàm tham chiếu và tìm kiếm
Các hàm tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi
tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi
-- Địa chỉ
tương đối: Là địa chỉ bị thay đổi tương ứng
với mỗi dòng và cột khi chúng ta thực hiện sao chép công thức. (VD: B5 là địa
chỉ của hàng 5 cột B).
-- Địa chỉ
tuyệt đối: Là địa chỉ được cố định lại,
không thay đổi khi ta copy công thức. (VD: $A$1- địa chỉ tuyệt đối của 1 ô,
$B$17:$C$20 – địa chỉ tuyệt đối của 1 vùng)
Để tạo địa chỉ tuyệt đối, thì bạn nhấn phím F4, lúc này sẽ có dấu
đô la ($) ở trước chỉ số cột và dòng.
Tóm lại nếu là địa chỉ tuyệt đối thì bạn thấy có dấu đô la ($) trước
chỉ số cột và dòng.
-- Địa chỉ hỗn
hợp: Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ chỉ cố định dòng hoặc cột mà thôi.
Cố định cột: Ví dụ: $A1, thì bạn thấy chỉ số cột được cố định, còn chỉ số
dòng không được cố định.
Cố định dòng: Ví dụ: A$1 thì bạn thấy chỉ số cột không được cố định, còn chỉ số
dòng cố định.
-- Hàm Vlookup trả về giá trị đầu tiền được tìm thấy trong bảng tìm
kiếm. Nếu cột ngoài cùng bên trái của bảng chứa các giá trị trùng lặp nhau thì
sẽ lấy giá trị đầu tiên được tìm thấy.
-- Hàm vlookup không phân biệt chữ hoa chữ thường.
-- Hàm vlookup bị lỗi #N/A khi tìm kiếm.
Khi dò tìm nếu hàm VLOOKUP không thể tìm thấy kết quả phù hợp, nó
sẽ trả về lỗi # N / A.
Nếu bạn tìm kiếm chính xác, thi giá trị bạn tìm phải khớp với
trong bảng dò tìm.
Nếu bạn tìm kiếm tương đối thì giá trị bạn tìm phải lớn hợp giá trị
nhỏ nhất trong bảng dò tìm.
Lỗi này rất thường gặp nếu bạn không nắm chắc về cách sử dụng hàm.
Xem thêm chi tiết tại đây:
Nguồn: tổng hợp internet.
